Tietosuoja ja rekisteriselosteet

TIETOSUOJASELOSTE

OikeaKoti Asunnot (y-tunnus: 2690475-3)
Puolikuu 3F
02210 Espoo
Puh. 050 467 5777

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Tero Hanninen (OikeaKoti Asunnot)
Puolikuu 3F
02210 Espoo
Puh. 050 467 5777
tero.hanninen(at)oikeakoti.fi

Tietojen kerääminen www.oikeakoti.fi -sivustolla

www.oikeakoti.fi-sivustolla ei ole henkilötietoja kokoavia ja tallettavia lomakkeita. Kokoamme ja analysoimme tietoa sivustoon kohdistuvasta liikenteestä Google Analytics -työkalulla. Tiedon avulla tutkimme sivuston toimivuutta ja markkinoinnin onnistumista. Tieto on anonymisoitu, emmekä seuraa yksittäisten käyttäjien liikkeitä sivuillamme.

OikeaKoti Asunnot voi lisäksi kerätä www-sivustoillaan käyttäjien päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Kerättyjä tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta OikeaKoti Asuntojen ulkopuolelle.

Sivuille on asennettu tietoturvan vahvistamiseksi lisäosa, joka seuraa sivulla kävijöitä ja tallentaa hyökkäyksiä tehneiden ip-osoitteet. Lisäosa ei tallenna muiden kävijöiden ip-osoitteita emmekä käytä tallennettuja osoitteita muuhun kuin tietomurtojen selvittämiseen.

www.oikeakoti.fi -sivuston kautta linkitetty Asuntovahti-palvelu

Asiakkaalla on halutessaan mahdollisuus asettaa www.oikeakoti.fi -sivustolla esitellyille kohteille Asuntovahti, jonka avulla hän saa tiedon tietyn asuntotyypin vapautumisesta mieleisestä kohteesta. Asuntovahti on www.oikeakoti.fi-sivuston kautta linkitetty erillinen palvelu, jonka käyttö vaatii henkilötietojen jättämistä. Kokoamme henkilötiedot Asuntovahti-rekisteriin, jonka käyttöön sovellamme seuraavia EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia periaatteita:

Asiakas antaa meille tietonsa itse
Asuntovahdin asettaja jättää lomakkeella itse tietonsa, jotta voisimme toimittaa hänen haluamansa palvelun. Emme kokoa rekisteriin tietoja mistään muualta.

Keräämme vain ne tiedot, jotka ovat välttämättömiä

Jotta voisimme ilmoittaa asiakkaalle tietyn asuntotyypin vapautumisesta mahdollisimman nopeasti, tarvitsemme hänen yhteystietonsa: nimen, sähköpostin ja puhelinnumeron. Emme kerää Asuntovahti-rekisteriin muita tietoja.

Käytämme tietoja vain Asuntovahti-palvelun toteuttamiseen
Asuntovahdin tarkoituksena on vahtia asiakkaan puolesta asuntojen vuokraustilannetta ja välittää sähköpostitse tai puhelimitse tieto, kun asunto on vapautumassa tai rakenteilla oleva kohde valmistumassa. Emme käytä asiakkaan Asuntovahti-palveluun jättämiä tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen, emmekä jaa niitä kolmansille osapuolille.

Säilytämme tietoja huolellisesti ja vain tarvittavan ajan

Keräämämme tiedot säilytetään salasanoin suojattuna järjestelmissä, joilla on EU:n tietosuoja-asetus GDPR:ään rinnastettava tietosuoja.

Kun Asuntovahti-rekisteriin tietonsa jättäneeseen Asiakkaaseen on oltu yhteydessä asuntotyypin vapauduttua tai valmistuttua, asiakkaan tiedot poistetaan rekisteristä.

Rekisteriin on pääsy vain välttämättömillä henkilöillä
Asuntovahti-rekisteri on suojattu asiattomalta käytöltä. Sinne on pääsy vain palvelun toteuttamisesta vastaavilla henkilöillä. Rekisterin teknisestä toteutuksesta ja ylläpidosta vastaa mainostoimistomme ja operatiivisesta toiminnasta isännöitsijätoimistomme, joiden kanssa meillä on sopimukset tietoturva- ja tietosuoja-asioista.

Asuntovahdin kautta jätettyjen tietojen tarkistaminen, korjaaminen ja poistaminen
Asuntovahtiin tietonsa jättänyt voi milloin tahansa pyytää tarkistettavaksi itseään koskevat tiedot ja pyytää niitä korjattavaksi tai poistettavaksi. Tarkistus-, korjaus- ja poistopyynnöt osoitetaan tietosuoja-asioiden yhteyshenkilölle.

Asuntojen vuokraus

Henkilötietojen kerääminen vuokra-asuntoa hakevilta
Asiakkaan hakiessa asunnonvuokrausta OikeaKoti Asunnot tai vuokrauksesta vastaava isännöitsijätoimisto tai niiden työntekijät voivat pyytää asukaskandidaatilta hänen suostumuksellaan henkilö-, osoite-, yhteys-, toimeentulo-, ja luottotietoja asukkaalta, aikaisemmilta vuokranantajilta, viranomaisilta tai luottotietojen palveluntarjoajalta. Tietoja käytetään asunnon vuokrauspäätöksen tekemiseksi. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille lukuunottamatta vuokrauksesta vastaavaa isännöitsijätoimistoa, jonka kanssa meillä on sopimus tietoturva- ja tietosuoja-asioista.

Mikäli asukaskandidaatti ei vuokraa asuntoa tai asukaskandidaatille ei vuokrata asuntoa, tiedot poistetaan.

Asukkaiden henkilötietojen kerääminen, säilyttäminen ja käyttö
Mikäli asunto vuokrataan, tehdään vuokraamisesta vuokrasopimus, johon kirjataan asukkaalta hänen suostumuksellaan saadut henkilö-, osoite-, ja yhteystiedot sekä pankkitilin numero. Lisäksi asiakkaalta tai hänen kanssa samassa taloudessa asuvilta henkilöiltä voidaan heidän suostumuksellaan pyytää tietoja taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärästä, nimistä, henkilötunnuksista tai syntymäajoista.

Tietoja käytetään vuokrasuhteen aikana vuokrasuhteen hoitamiseen. Tietoja voidaan luovuttaa vuokrasuhteen hoitamisen kannalta välttämättömille tahoille eli mm. vuokra-asunnon asunto-osakeyhtiön huoltoyhtiölle ja/tai isännöitsijälle asukasluettelon tekemiseksi, oven avauspalvelun ja huolto- ja kunnossapitotoimintojen toteuttamiseksi, tilitoimistolle vuokrareskontran toteuttamiseksi, perintätoimistolle perintätoimintojen toteuttamiseksi ja vuokrausta hoitavalle isännöintitoimistolle vuokrasuhteen aikaisen asiakas-, huolto-, vesimaksutasaus-, ja vuokravakuuden takaisinmaksupalvelujen toteuttamiseksi. Tietoja ei luovuteta muille kuin edellä mainituille 3. osapuolille, joiden kanssa meillä on sopimus tietoturva- ja tietosuoja-asioista.

OikeaKoti Asunnot voi käyttää tietoja lisäksi asukaskyselyjen kuten asiakastyytyväisyyskyselyjen toteuttamiseksi ja asukkaan suostumuksella OikeaKoti Asuntojen palveluiden markkinointiin.

Vuokrasuhteen aikana vuokrasopimukset säilytetään yrityksen lukituissa toimitiloissa. Tiedoja voidaan säilyttää salasanoin suojattuna järjestelmissä, joilla on EU:n tietosuoja-asetus GDPR:ään rinnastettava tietosuoja. Tietoihin on pääsy ainoastaan niillä yrityksen työntekijöillä, joilla on työtehtäviensä puitteissa tarve käsitellä tietoja.

Vuokrasuhteen ja sen velvoitteiden päätyttyä asiakkaan tiedot poistetaan mikäli osapuolet eivät ole riitauttaneet vuokrasopimusta tai sen velvoitteita eikä perintää ole vireillä. Riita- ja perintätapauksissa tiedot poistetaan, kun riitapäätös on lainvoimainen tai perintä on saatettu loppuun.

Tietojen tarkistaminen, korjaaminen ja poistaminen
Asiakas voi milloin tahansa pyytää tarkistettavaksi itseään koskevat tiedot ja pyytää niitä korjattavaksi tai poistettavaksi. Tarkistus-, korjaus- ja poistopyynnöt osoitetaan tietosuoja-asioiden yhteyshenkilölle.

Jos rekistereihin murtaudutaan

Pyrimme turvaamaan rekisteröityjen tiedot parhaalla mahdollisella tavalla. Jos kokoamamme rekisterit kuitenkin joutuvat hyökkäyksen kohteeksi, kerromme asiasta rekisteröidyille mahdollisimman pian, kuitenkin enintään 72 h päästä tietoturvaloukkauksen havainnoimisesta, ja ryhdymme välittömästi toimiin tilanteen korjaamiseksi.