Tietosuoja ja rekisteriselosteet

TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä

OikeaKoti Asunnot (y-tunnus: 2690475-3)
Ratamestarinkatu 7B
00520 Helsinki
Puh. 045 631 5180

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa Tietosuojavastaava

Santeri Leijola (OikeaKoti Asunnot)
PL 1081
00101 Helsinki
Puh. 045 631 5180
santeri.leijola(at)oikeakoti.fi

 

Tietojen kerääminen www.oikeakoti.fi -sivustolla

Keräämme oikeakoti.fi-sivustolla henkilötietoja asunnon hakijoilta Asunnonhaku-lomakkeella. Lomakkeella kootuista tiedoista ei kerry henkilörekisteriä, vaan ne siirtyvät asuntohakemuksia käsittelevän työntekijän sähköpostiin. Tietoja käytetään vain asuntohakemuksen käsittelyyn. Lomakkeen avulla koottujen henkilötietojen käsittely on kuvattu kohdassa Henkilötietojen kerääminen vuokra-asuntoa hakevilta.

Kokoamme ja analysoimme tietoa sivustoon kohdistuvasta liikenteestä Google Analytics -työkalulla. Tiedon avulla tutkimme sivuston toimivuutta ja markkinoinnin onnistumista. Tieto on anonymisoitu, emmekä seuraa yksittäisten käyttäjien liikkeitä sivuillamme.

OikeaKoti Asunnot voi lisäksi kerätä www-sivustoillaan käyttäjien päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Kerättyjä tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta OikeaKoti Asuntojen ulkopuolelle.

Sivuille on asennettu tietoturvan vahvistamiseksi lisäosa, joka seuraa sivulla kävijöitä ja tallentaa hyökkäyksiä tehneiden ip-osoitteet. Lisäosa ei tallenna muiden kävijöiden ip-osoitteita emmekä käytä tallennettuja osoitteita muuhun kuin tietomurtojen selvittämiseen.

Asuntojen vuokraus

Henkilötietojen kerääminen vuokra-asuntoa hakevilta
Asiakkaan hakiessa vuokra-asuntoa, OikeaKoti Asunnot tai vuokrauksesta vastaava palveluntarjoaja tai niiden työntekijät voivat pyytää vuokrahakemuksen tekijältä hänen suostumuksellaan henkilö-, osoite-, yhteys-, toimeentulo-, ja luottotietoja hakemuksen tekijältä itseltään sekä aikaisemmilta vuokranantajilta, viranomaisilta tai luottotietojen palveluntarjoajalta. Tietoja käytetään asunnon vuokrauspäätöksen tekemiseksi. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille lukuunottamatta vuokrauksesta vastaavaa palveluntarjoajaa, jonka kanssa meillä on sopimus tietoturva- ja tietosuoja-asioista.

ARA-asuntoa haettaessa (As Oy Helsingin Vetonaula) tietoja voidaan luovuttaa Helsingin kaupungille tai ARA:lle lain 574/2016 noudattamisen valvomiseksi.

Mikäli vuokrahakemuksen tekijä ei vuokraa asuntoa tai hakemuksen tekijälle ei vuokrata asuntoa, tiedot poistetaan.

Asukkaiden henkilötietojen kerääminen, säilyttäminen ja käyttö
Mikäli asunto vuokrataan hakemuksen tekijälle, tehdään vuokraamisesta vuokrasopimus, johon kirjataan vuokralaiselta hänen suostumuksellaan saadut henkilö-, osoite-, ja yhteystiedot sekä pankkitilin numero. Lisäksi asiakkaalta tai hänen kanssa samassa taloudessa asuvilta henkilöiltä voidaan heidän suostumuksellaan pyytää tietoja taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärästä, nimistä, henkilötunnuksista, syntymäajoista, luottotiedoista tai tuloista.

Tietoja käytetään vuokrasuhteen aikana vuokrasuhteen hoitamiseen. Tietoja voidaan luovuttaa vuokrasuhteen hoitamisen kannalta välttämättömille tahoille eli mm. vuokra-asunnon asunto-osakeyhtiön huoltoyhtiölle ja/tai isännöitsijälle asukasluettelon tekemiseksi, ovenavauspalvelun ja huolto- ja kunnossapitotoimintojen toteuttamiseksi, palveluntarjoajalle asiakaspalvelun, vuokrahallinnon ja  vuokrareskontran, vesilaskutuksen, ja vuokravakuuden takaisinmaksupalvelun toteuttamiseksi, perintätoimistolle perintätoimintojen toteuttamiseksi, lakitoimistolle lainopillisten palveluiden toteuttamiseksi ja viranomaisille riita- tai rikosasioiden selvittämiseksi ja ratkaisemiseksi. Tietoja ei luovuteta muille kuin edellä mainituille 3. osapuolille, joiden kanssa meillä on sopimus tietoturva- ja tietosuoja-asioista.

ARA-asuntoa haettaessa (As Oy Helsingin Vetonaula) tietoja voidaan luovuttaa Helsingin kaupungille tai ARA:lle lain 574/2016 noudattamisen valvomiseksi.

OikeaKoti Asunnot voi käyttää tietoja lisäksi asukaskyselyjen kuten asiakastyytyväisyyskyselyjen toteuttamiseksi ja asukkaan suostumuksella OikeaKoti Asuntojen palveluiden markkinointiin.   

Vuokrasuhteen aikana vuokrasopimukset säilytetään yrityksen lukituissa toimitiloissa. Tietoja voidaan säilyttää salasanoin suojattuna järjestelmissä, joilla on EU:n tietosuoja-asetus GDPR:ään rinnastettava tietosuoja. Tietoihin on pääsy ainoastaan niillä yrityksen työntekijöillä, joilla on työtehtäviensä puitteissa tarve käsitellä tietoja.

Vuokrasuhteen ja sen velvoitteiden päätyttyä asiakkaan tiedot poistetaan kirjanpitolain 2 luvun 10 pykälän mukaisen määräajan päätyttyä, mikäli osapuolet eivät ole riitauttaneet vuokrasopimusta tai sen velvoitteita eikä perintää ole vireillä. Riita- ja perintätapauksissa tiedot poistetaan kun kirjanpitolain 2 luvun 10 pykälän mukainen määräaika on päättynyt ja riitapäätös on lainvoimainen tai perintä on saatettu loppuun.       

Tietojen tarkistaminen, korjaaminen ja poistaminen
Asiakas voi milloin tahansa pyytää tarkistettavaksi itseään koskevat tiedot ja pyytää niitä korjattavaksi tai poistettavaksi. Tarkistus-, korjaus- ja poistopyynnöt osoitetaan tietosuoja-asioiden yhteyshenkilölle.

Jos tietosuoja vaarantuu

Pyrimme turvaamaan rekisteröityjen tiedot parhaalla mahdollisella tavalla. Jos kokoamamme rekisterit kuitenkin joutuvat hyökkäyksen kohteeksi, kerromme asiasta rekisteröidyille ja tietosuojavaltuutetun toimistolle mahdollisimman pian, kuitenkin enintään 72 h päästä tietoturvaloukkauksen havainnoimisesta, ja ryhdymme välittömästi toimiin tilanteen korjaamiseksi.